Checkliste zur Hausmesse-Planung: In 4 Phasen

‍Checkliste zur Hausmesse-Planung

Diese Checkliste führt Sie systematisch durch alle vier Phasen der Planung, von der ersten strategischen Überlegung bis zur finalen Erfolgsmessung. Nutzen Sie sie als Ihren Leitfaden, um nichts dem Zufall zu überlassen und ein Event zu kreieren, das bei Ihren Gästen nachhaltig in Erinnerung bleibt.

Phase 1: Strategie & Konzeption (ca. 6-12 Monate vor dem Event)

In dieser Phase legen Sie das Fundament. Eine klare Strategie entscheidet über den Erfolg und die Wirkung Ihrer Hausmesse.

• [ ] Hauptziel definieren: Was ist das EINE Ziel, das Sie erreichen wollen? (z.B. Lead-Generierung, Kundenbindung, Produkt-Launch, Marken-Image)
• [ ] KPIs festlegen: Wie messen Sie den Erfolg? (z.B. Anzahl Leads, Umsatz, vereinbarte Folgetermine, Social-Media-Erwähnungen)
• [ ] Zielgruppe(n) definieren: Wer soll kommen? (z.B. Top-Kunden, C-Level, Techniker, Presse)
• [ ] Veranstaltungs-Motto festlegen: Was ist das übergeordnete Thema? (z.B. "Innovation Days 2026")
• [ ] Termin und Dauer festlegen: Berücksichtigen Sie Ferien, Feiertage und Branchen-Events.
• [ ] Grobes Budget kalkulieren: Erstellen Sie eine erste Schätzung der Gesamtkosten.
• [ ] Projektteam benennen: Wer ist für was verantwortlich? (Projektleitung, Marketing, Vertrieb etc.)

Profi-Tipp: Denken Sie vom Gast aus! Fragen Sie nicht nur "Was wollen wir erzählen?", sondern "Welchen einzigartigen Mehrwert bieten wir unseren Gästen, den sie sonst nirgendwo bekommen?".

Phase 2: Detailplanung & Organisation (ca. 3-6 Monate vor dem Event)

Jetzt wird es konkret. Sie verwandeln Ihre Strategie in einen detaillierten Aktionsplan.

Location & Infrastruktur

• [ ] Eignung der eigenen Räumlichkeiten prüfen (Kapazität, Ambiente, Sicherheit).
• [ ]] Externen Veranstaltungsort evaluieren (falls nötig).
• [ ] Technisches Konzept erstellen (Präsentationstechnik, Licht, Ton, WLAN).
• [ ] Raum- und Standkonzept entwickeln.
• [ ] Sicherheits- und Hygienekonzept ausarbeiten.

Programm & Inhalte

• [ ] Detaillierte Agenda erstellen (Vorträge, Workshops, Pausen).
• [ ] Redner und Referenten buchen (intern/extern).
• [ ] Inhalte für Präsentationen und Demos erstellen.
• [ ] Catering-Konzept definieren und Partner auswählen.
• [ ] Rahmenprogramm planen (z.B. Abendveranstaltung, Musik).

Marketing & Kommunikation

• [ ] Einladungs-Management-Tool auswählen.
• [ ] Design für Einladungen, Website und Werbematerialien erstellen.
• [ ] "Save the Date"-Kommunikation versenden.
• [ ] Offizielle Einladungen versenden.
• [ ] Kommunikationsplan für Social Media, Newsletter etc. aufsetzen.
• [ ] Anmelde-Prozess einrichten und testen.

Profi-Tipp: Das Catering ist mehr als nur Verpflegung – es ist ein zentraler Bestandteil des Gästeerlebnisses. Wählen Sie ein Konzept, das zu Ihrem Motto und Ihrem Qualitätsanspruch passt. Ein exzellentes kulinarisches Erlebnis bleibt positiv in Erinnerung.

Phase 3: Durchführung (Die letzten Wochen & der Event-Tag)

Der Endspurt. In dieser Phase geht es um die finale Koordination und darum, ein perfekter Gastgeber zu sein.

• [ ] Dienstleister und Partner final briefen.
• [ ] Eigenes Personal schulen (Rollen, Verantwortlichkeiten, Dresscode).
• [ ] Ablaufplan/Regieplan für den Event-Tag erstellen.
• [ ] Beschilderung und Wegweiser vorbereiten.
• [ ] Anmeldebereich/Empfang einrichten.
• [ ] Namensschilder und Willkommens-Unterlagen vorbereiten.
• [ ] Generalprobe durchführen (Technik, Präsentationen).
• [ ] Letzte Erinnerungs-Mail an die angemeldeten Gäste senden.
• [ ] Am Event-Tag: Ruhe bewahren, präsent sein und das Erlebnis für die Gäste in den Mittelpunkt stellen.

Profi-Tipp: Halten Sie eine Person im Team als "Springer" frei, die keine feste Aufgabe hat. Diese Person kann unvorhergesehene Probleme lösen, ohne dass der geplante Ablauf gestört wird.

Phase 4: Nachbereitung & Erfolgsmessung (Die Wochen nach dem Event)

Nach der Messe ist vor dem nächsten Auftrag. Eine professionelle Nachbereitung maximiert Ihren ROI.

• [ ] "Dankeschön"-E-Mail an alle Teilnehmer versenden (innerhalb von 48 Stunden).
• [ ] Präsentationen oder weitere Informationen zum Download bereitstellen.
• [ ] Leads qualifizieren und an den Vertrieb übergeben.
• [ ] Persönliches Follow-up bei Top-Kontakten durchführen.
• [ ] Eingeholtes Feedback analysieren.
• [ ] Interne Debriefing-Session mit dem Projektteam durchführen.
• [ ] Finale Erfolgsmessung anhand der KPIs durchführen.
• [ ] Abschlussbericht erstellen und Erkenntnisse für zukünftige Events dokumentieren.

Profi-Tipp: Segmentieren Sie Ihr Follow-up! Senden Sie nicht allen Gästen die gleiche Nachricht. Passen Sie die Inhalte je nach Interesse und Gesprächsverlauf an, um die Relevanz und Antwortrate deutlich zu erhöhen.

Planung überfordert? Wir schaffen den perfekten Rahmen.

Eine Hausmesse ist eine komplexe Aufgabe. Während Sie sich auf Ihre Inhalte und Gäste konzentrieren, sorgen wir für das kulinarische und atmosphärische Erlebnis, das Ihre Marke unvergesslich macht.